Dobar nastup na događaju počinje mnogo pre samog događaja
Kada firma učestvuje na sajmu, konferenciji, prezentaciji ili poslovnom događaju, često se najviše pažnje posveti samom štandu.
Međutim, posetilac ne doživljava samo štand.
On vidi pozivnicu, akreditaciju, signalizaciju, promotivni materijal, poklon, brošuru, uniformu osoblja, pakovanje i sve druge detalje koji zajedno stvaraju utisak o brendu.
Zato profesionalan nastup ne treba planirati kao niz pojedinačnih proizvoda, već kao jedinstven sistem komunikacije.
Šta je prvi cilj promotivnog materijala?
Pre izbora proizvoda i štampe treba definisati šta želimo da posetilac uradi.
Da li želimo da:
- zapamti brend,
- ostavi kontakt,
- zakaže sastanak,
- uzme katalog,
- ponese promotivni poklon,
- skenira QR kod,
- prijavi se za demonstraciju,
- ili poseti određenu internet stranicu?
Ako cilj nije jasan, promotivni materijal lako postane samo dodatni trošak.
Ako je cilj jasno definisan, svaki element može imati svoju funkciju.
Na primer, vizuelni elementi privlače pažnju, brošura objašnjava ponudu, QR kod vodi do digitalnog sadržaja, a korporativni poklon produžava kontakt sa brendom i nakon događaja.
Štand mora biti prepoznatljiv iz daljine
Na većim sajmovima posetilac vidi desetine ili stotine izlagača.
Ako štand nije čitljiv i vizuelno prepoznatljiv, lako se izgubi u prostoru.
Zato ključni elementi treba da budu veliki, jednostavni i jasni.
Najčešće se koriste:
- brendirani zidovi,
- tekstilne konstrukcije,
- roll-up sistemi,
- lightbox elementi,
- viseća signalizacija,
- pultovi,
- samolepljive grafike,
- paneli i table,
- podna grafika.
Nije potrebno ispisati deset poruka na jednom zidu.
Često je mnogo efikasnije imati jedan jak vizuelni element, kratak slogan i jasno istaknut identitet kompanije.
Brošura i katalog i dalje imaju svoju funkciju
Digitalni sadržaj je danas nezaobilazan, ali štampani materijal nije nestao.
Naprotiv, kvalitetno dizajnirana brošura ili katalog mogu biti veoma korisni kada posetilac želi brzo da pregleda ponudu ili ponese informacije sa sobom.
Važno je samo da sadržaj ne bude preopširan.
Na sajmu ljudi uglavnom nemaju vremena da čitaju deset stranica teksta.
Dobar promotivni materijal treba brzo da odgovori na nekoliko pitanja:
Ko ste? Šta nudite? Kome pomažete? Zašto ste drugačiji? Kako da vas kontaktiraju?
Za detaljnije informacije može se dodati QR kod koji vodi na posebnu landing stranicu, katalog ili kontakt formu.
QR kod treba da ima razlog da bude skeniran
Samo postavljanje QR koda na baner nije dovoljno.
Korisniku treba dati razlog da ga skenira.
To može biti:
- preuzimanje kataloga,
- posebna ponuda,
- rezervacija sastanka,
- prijava za demo,
- video prezentacija,
- kontakt osobe,
- nagradna aktivacija,
- dodatne tehničke informacije.
QR kod tada postaje most između fizičkog događaja i digitalnog kontakta sa kompanijom.
Tako se lakše meri i rezultat kampanje.
Promotivni poklon treba da bude deo koncepta
Jedan od najčešćih elemenata na poslovnim događajima jesu promotivni pokloni.
Problem nastaje kada se oni biraju potpuno odvojeno od ostatka kampanje.
Poklon treba da odgovara publici i poruci događaja.
Ako je publika poslovna, kvalitetna metalna olovka, termos boca, notes ili praktičan tehnološki dodatak često imaju više smisla od velikog broja jeftinih proizvoda.
Za VIP goste može se napraviti poseban poklon set.
Za masovne događaje logičniji su proizvodi koji su jednostavni za distribuciju i transport.
Najvažnije je da poklon izgleda kao deo brenda, a ne kao slučajan proizvod na koji je naknadno dodat logo.
Uniforme i detalji osoblja utiču na ukupan utisak
Kod događaja se često zaboravlja da je osoblje jedan od najvidljivijih elemenata brenda.
Majice, polo majice, košulje, akreditacije, bedževi i drugi tekstilni elementi treba da budu usklađeni sa ostatkom vizuelnog sistema.
To ne znači da svaki komad mora biti agresivno brendiran.
Često diskretan logo i dobra boja tekstila ostavljaju profesionalniji utisak.
Posebno kod premium događaja, manje može izgledati znatno ozbiljnije.
Signalizacija čini događaj lakšim za posetioce
Ako kompanija organizuje sopstveni događaj, konferenciju ili prezentaciju, signalizacija postaje još važnija.
Posetioci treba lako da pronađu:
- ulaz,
- registraciju,
- salu,
- garderobu,
- toalete,
- zone za sastanke,
- izlaz,
- različite programe ili sekcije.
Dobro osmišljena signalizacija smanjuje konfuziju i istovremeno dodatno gradi vizuelni identitet događaja.
Rokovi su često najveći problem
Kod sajmova i događaja datum se ne može pomeriti.
Ako materijal zakasni, nema druge prilike.
Zato je planiranje rokova posebno važno.
Projekat može uključivati više različitih procesa:
- grafičku pripremu,
- digitalnu ili ofset štampu,
- štampu velikog formata,
- krojenje ili tekstil,
- gravuru,
- izradu konstrukcija,
- pakovanje,
- transport,
- montažu.
Ako se sve pokrene nekoliko dana pre događaja, izbor materijala i proizvoda postaje ograničen.
Kod većih projekata mnogo je sigurnije planirati dovoljno unapred i odmah definisati šta mora biti završeno prvo.
Jedan dobavljač može znatno pojednostaviti projekat
Kada firma posebno naručuje banere, posebno kataloge, posebno majice i posebno promotivne proizvode, neko unutar kompanije mora da koordinira sve te dobavljače.
To oduzima vreme i povećava mogućnost greške.
Ako jedan partner vodi kompletnu produkciju, lakše je održati iste boje, rokove, kvalitet i vizuelni standard kroz različite materijale.
Tako je i sam proces mnogo jednostavniji.
Kako izgleda kompletan paket za poslovni događaj?
Tipičan projekat može uključivati:
Pre događaja: pozivnice, mailing materijal, landing stranicu ili QR sadržaj.
Na lokaciji: brendirane zidove, pult, signalizaciju, postere, akreditacije i tekstil.
Za prodajni tim: brošure, kataloge, vizitkarte i prezentacione materijale.
Za posetioce: promotivne proizvode, poklon pakete ili uzorke.
Nakon događaja: pakete za ključne kontakte ili dodatne materijale za follow-up.
Kada se sve planira zajedno, događaj izgleda znatno profesionalnije i brend ostaje dosledan na svakoj tački kontakta.
Događaj traje jedan dan, utisak može mnogo duže
Sajam ili konferencija možda traju samo nekoliko sati ili dana, ali kvalitetno osmišljen nastup može doneti kontakte i saradnje mesecima kasnije.
Zato promotivni materijal nije samo dekoracija.
On treba da privuče pažnju, prenese poruku, olakša komunikaciju i omogući da brend ostane zapamćen.
Inverso može da realizuje kompletan paket za sajmove, konferencije i poslovne događaje — od štampe i velikog formata do promo materijala, korporativnih poklona i finalne produkcije.